Karşıyaka Belediyesi, dijital arşiv yönetim sistemini büyütmeye devam ediyor. Başkan Yıldız Ünsal, dijitalleştirilen evrak sayısının 6 milyon 120 bin sayfaya, projelerin ise 565 bin metreye ulaştığını belirtti. Ünsal, "Bu sistem sayesinde halkımıza daha hızlı, güvenli ve tasarruflu hizmet veriyoruz" dedi.
13 müdürlüğe ait resmi belge ve evraklar, Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü çatısı altında dijital ortama aktarılıyor. Şimdiye kadar 6 milyon 120 bin sayfa evrak ve 565 bin metre proje taranarak Arşiv Yönetim Sistemi’ne (AYS) entegre edildi.
HIZLI VE ETKİN HİZMET
Örnekköy Şantiye Tesisleri'nde faaliyet gösteren Arşiv Müdürlüğü, Karşıyaka Belediyesi Ana Hizmet Binası'nda da bir ofise sahip. Vatandaşlar ihtiyaç duydukları belgeleri bu ofisten temin edebiliyor. Dijitalleştirilen evraklar, flash bellek, CD veya e-posta aracılığıyla vatandaşlara ulaştırılıyor. Dijitalleşmemiş evraklar ise hızlı bir şekilde dijitalleştirilip aynı yöntemlerle teslim ediliyor. Bu sayede, randevu sistemi ile alınan hizmete daha hızlı ve kolay bir erişim sağlanıyor. Ayrıca, Arşiv Müdürlüğü’nün ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde sürdürülüyor. E-ekspertiz hizmeti ise yakında devreye girecek.
ZAMAN, İŞ GÜCÜ VE MALZEME TASARRUFU
Karşıyaka Belediyesi, dijital arşiv sistemiyle İzmir'deki yerel yönetimler arasında öncü konumda. Sistem, fiziksel arşivde belgelerin aranmasıyla ortaya çıkan zaman ve iş gücü kaybını ortadan kaldırıyor. Yüksek güvenlik standartları ile kaydedilen belgelerin dosya bütünlüğü ve içerik orijinalliği korunuyor. Fotokopi, kağıt ve kartuş gibi masraflardan tasarruf edilerek çevre ve ekonomiye katkı sağlanıyor. Ayrıca, Karşıyaka'nın karbon salınımının azaltılmasına ve iklim krizi ile mücadeleye de destek veriliyor.
KURUMSAL BELLEĞİ KORUMAK
Karşıyaka Belediye Başkanı Yıldız Ünsal, dijital arşivin kurumsal belleği daha tasarruflu bir şekilde koruduğunu ve geleceğe aktardığını belirtti. Ünsal, "Dijital arşiv sayesinde evraklara kısa sürede ulaşıyor, deformasyonu engelliyor ve belgeleri daimi olarak koruyoruz. Vatandaşlarımıza daha hızlı, etkin ve güvenli hizmet sunmaya devam edeceğiz" dedi.
